フランチャイズ本部のスーパーバイザー活動の記録について

フランチャイズ本部構築立ち上げ時の企業から「フランチャイズのスーパーバイザーは、記録を残した方が良いか？」とご相談があり、今回はこの点について解説をさせて頂きます。

〇フランチャイズ本部構築立ち上げ時のスーパーバイザーの記録は必要か？

フランチャイズ本部構築立ち上げ展開の「スーパーバイザー活動について記録は必要か？」というご質問がフランチャイズ本部構築立ち上げ企業からありました。

「スーパーバイザーで指導や助言を行ったことを記録に残す」

一見当たり前で簡単なことですが、これが出来ているフランチャイズ本部構築立ち上げ展開企業は少ないものです。

なぜ難しいかと言いますと、スーパーバイザーは1店舗だけ担当しているわけではなく、複数店舗を担当しています。そのため、１つのフランチャイズ加盟店の指導や助言が実施した後は、次のフランチャイズ加盟店の指導や助言を実施しなくてはなりません。そのため、次の準備等が必要になり、記録を残すことが面倒で大変な業務になってしまうからです。

私は、フランチャイズ本部構築立ち上げ展開企業の支援を数多く実施しておりますし、かつ、スーパーバイザーも毛経験していることから、断言できることは、「記録は必要」です。

〇なぜスーパーバイザーの記録が必要なのか？

それでは、なぜ、スーパーバイザーの記録が必要なのでしょうか？大きく分けると３つの視点があります。

①フランチャイズ加盟店のため

スーパーバイザーの経営指導を実施していると、フランチャイズ加盟店側は一生懸命メモをする方もいれば、話を聞くだけの方もいらっしゃいます。人間は忘れる生き物ですから、2時間もお打ち合わせをすれば、その中で残っていることは少ないですし、実際に数日経過すると、どんどん忘れていってしまいます。

スーパーバイザーが「次回は◯◯をやりましょう」と話しをしていて、実際のフランチャイズ加盟店の実行がなく、「なぜやらなかったですか？」と聞くと「忘れていた」という返答をよく聞くことがあります。これは、実行したくないのではなく、「忘れていた」のですから、重要度の認識の問題もありますが、記録に残していれば、防げる部分もあります。つまり、フランチャイズ加盟店で経営指導や助言の徹底度を上げるためには、記録が必要なのです。

「忘れていた」で売上や利益を逃すことはもったいないことです。つまり、記録が必要なのです。これは、スーパーバイザーが記録したものを共有すれば防げる話になります。

②次回のスーパーバイザーの指導のため

スーパーバイザーで成果を出せない人の傾向は、検証が出来ない人が非常に多いです。（検証の重要性は他のブログで明記しています）検証の重要性や習慣がない方もいますが、スーパーバイザーは様々な店舗とお打ち合わせをするので、嫌でもどこでどのようなことをお打ち合わせしたのか忘れていきます。つまり、どのようなことを打ち合わせしていたか忘れてしまうため、検証ができない方が実はかなり多いです。

これは、数値改善を行う上でも、フランチャイズ加盟店の実行の徹底度を上げる視点でも、成果を上げない要因の一つです。つまり、記録をしていれば、次の経営指導や助言の前に確認し、それに応じた対策や検証をしたうえで、フランチャイズ加盟店と打ち合わせができます。それがあるのとないのとでは、成果に差がでることはご理解頂けると思います。

③訴訟対策のため

関係が良い間は、何も問題がありませんが、全てがそのようなことになることは少なく、関係が悪くなることもあります。フランチャイズはどのような経営指導を実施したのか？などを問われる訴訟が発生する場合があります。これは記録が残っていなければなんの証拠もありませんので、訴訟対策としても必要です。

〇なぜスーパーバイザーの記録を残すためには？

スーパーバイザーに記録を残させるためには、簡単なことです。打ち合わせしている時に記載しているメモを記録にすればよいのです。敢えて、パソコンで入力しようとしたりするので、業務が増えるため、記録に残らなくなるのです。当然、フランチャイズ加盟店に提示して帰るものですから、なんらかのフォーマットがあることが重要だと思います。それがスーパーバイザー体制の一部となります。自社は複写式にすればそのまま持ち帰れますし、写真で取って、データとして保管すれば、自社の記録に残ります。あえて記録を残す業務をつくるから、スーパーバイザーの記録が残らないことになります。

今回は、フランチャイズ本部構築立ち上げ時のスーパーバイザーの記録について解説をしました。フランチャイズ本部構築立ち上げ展開を検討している企業の参考になれば幸いです。

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